Materi : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, Ciri, Syarat dan Bagian surat dinas
Pengertian surat dinas
Tahukah kalian apa itu surat dinas? Apa saja bagian dari surat dinas? Coba kita perhatikan pengertian dari surat dinas adalah merupakan bentuk surat (kertas) yang di buat oleh instansi tertentu untuk kepentingan kedinasan. Setiap instansi atau lembaga pasti sering mengeluarkan surat dinas sebagai alat pengantar atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu. Instansi atau lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga swasta dan lembaga ke pemerintahan. Seperti sekolah-sekolah, perguruan tinggi, perkantoran pemerintah dan perusahaan-perusahaan tertentu.
Surat dinas dapat juga di istilahkan sebagai pesan tertulis yang bersifat resmi. Penulisan dari surat dinas juga harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Seperti kaidah kebahasaan yang menggunakan bahasa baku atau pola penyusunan dengan bentuk format yang sesuai.
Fungsi dari surat dinas
Adapun fungsi dari surat dinas adalah sebagai berikut
Sebagai bahan untuk pedoman dalam menyelesaikan pekerjaan.
Sebagai bentuk bukti fisik akan, terkait dengan perjanjian antar lembaga.
Sebagai alat pengingat dan dokumentasi lembaga atau instansi.
Sebagai surat tugas untuk pengantar perjalanan.
Tujuan surat dinas
Untuk menyampaikan informasi terkait keperluan tertentu
Untuk memberikan penegasan kepada orang lain.
Untuk memberikan wewenang kepada seseorang dalam bertugas.
Untuk memberikan izin pengawasan kepada pihak tertentu.
Sebagai alat pengantar pendidikan.
Jenis surat dinas
Surat dinas memiliki beberapa jenis, diantaranya adalah sebagai berikut:
Surat dinas berkaitan dengan panggilan kerja atau dinas luar.
Surat dinas untuk pengantar perjalanan kedinasan.
Surat dinas yang isinya adalah tentang perjanjian antar setiap instansi atau lembaga.
Struktur surat dinas
Dalam struktur surat dinas sangat di tentukan oleh bentuk dan pola penyusunan. Struktur yang dimaksud adalah yang berkaitan dengan daftar urutan dari bagian tertentu. Adapun strukturnya menyangkut tentang pembagian pada setiap bagian-bagian tertentu yang di miliki oleh surat dinas.
Ciri-ciri surat dinas
Ada beberapa ciri-ciri surat dinas yaitu:
- Surat dinas keluarkan oleh instansi tertentu.
- Surat dinas berisikan tentang kepentingan kedinasan.
- Surat dinas di susun dengan bentuk dan bahasa yang resmi.
- Selain bahasanya yang resmi juga di buktikan dengan adanya stempel lembaga
- Adanya kepala surat, nomor surat, logo, salam, dan alenia pembuka.
- Selain bersifat kedinasan juga berkaitan dengan organisasi tertentu.
Syarat surat dinas
Ada beberapa syarat yang harus diperhatikan dalam penulisan surat dinas, yaitu antara lain seperti:
- Dibuat dengan bahasa yang sopan, resmi sesuai dengan kaidah bahasa baku.
- Memiliki pesan yang jelas serta pada bagian isi yang menjadi poin terpenting harus singkat tidak bertele-tele.
- Pola penyusunan dibuat sesuai dengan aturan tertentu tidak menyalahi struktur yang ada.
- Pada bagian perihal harus menggambarkan secara jelas garis besar isi surat.
- Selain menggunakan bahasa yang baku, juga bahasa mudah untuk dipahami oleh pembaca atau orang lain.
- Masa berlaku pada surat dinas di sesuaikan dengan ketentuan pembuatan awal.
Bagian-bagian surat dinas
Dalam surat dinas bagian yang harus di perhatikan adalah sebagai berikut:
Kepala surat
Merupakan bagian yang berisikan tentang identitas, nama instansi, lambang atau logo, alamat, kode pos, nomor telepon, alamat kantor dan alamat email.
Nomor surat
Merupakan bagian yang menunjukkan tentang adanya daftar urutan dari tanggal dan bulan pembuatan surat, kode instansi dan tahun pembuatan surat.
Tanggal surat
Tanggal surat di tulis sejajar dengan nomor surat, nama tempat mendahului tanggal surat. Namun, apabila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu lagi dituliskan.
Lampiran
Merupakan bagian yang menyertakan pada surat yang bersifat lain tetapi masih dalam satu ketentuan. Lampiran juga maksudkan sebagai lembar bukti penunjang.
Hal surat
Bagian hal surat berisikan tentang urusan atau kepentingan yang akan dilakukan oleh instansi tertentu. Hal surat dapat juga disamakan dengan judul karangan. Karena cara penulisannya tidak jauh berbeda. Seperti mengenai soal dan urusan tertentu.
Alamat surat
Pada umumnya alamat surat pada surat dinas di kirim dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua macam mengenai alamat surat yaitu alamat surat pada luar amplop dan alamat surat didalam amplop.
Salam pembuka
Salam pembuka dalam surat dinas berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju. terdapat salam pembuka seperti kata kata "Dengan hormat, dan asslamualaikumwarrohmatullahi wabarokatuh"
Isi surat
Pada isi surat menjelaskan tentang poin terpenting terkait keperluan yang akan dilakukan. Isi surat harus jelas dan mudah di pahami oleh pembaca agar tidak bertele-tele. Pada isi surat mencakup tiga bagian yang dibuat secara berurutan yaitu alenia pembuka, alenia isi dan alenia penutup.
Salam penutup
Salam penutup yang sering digunakan adalah dengan kata hormat kami, hormat saya, dalam takzim, dan wassalam. Dalam setiap instansi atau lembaga memiliki perbedaan dalam membuat salam penutup. Seperti misalnya pada lingkungan pesantren dengan lingkungan pemerintah swasta, sekolah dan lain-lain.
Pengirim surat
Merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penulisan/penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggung jawaban dalam akhir surat tersebut di bubuhi tanda tangan dan ditandai dengan adanya stempel dari instansi atau lembaga tertentu.
Tembusan
Tembusan di sebut juga dengan pihak yang akan di tuju sebagai arsip dalam pembuatan surat. Pada posisi tembusan di letakkan pada posisi bagian sebelah kiri, lurus vertikal dengan urutan nomor, lampiran dan perihal.
Inisial
Pada bagian inisial letaknya di sebelah kiri bawah surat dinas. Bagian inisial juga di sertakan dengan tanda pengenal yang dapat berupa singkatan (inisial) dari nama pengongsep dan pengetik surat dinas. Gunanya adalah untuk mengetahui siapa pengetik/pengongsep surat dinas tersebut,
Demikian penjelasan dari surat dinas. Semoga bermanfaat terimakasih!